De manier waarop je bezoekers ontvangt is een belangrijk onderdeel van je marketing. Dit geldt voor elke relatie die naar jouw bedrijf komt. Zowel zakenpartners met wie je een overleg hebt als sollicitanten en potentiële klanten zullen hun indruk van jouw ontvangst laten meetellen in hun beoordeling van jouw organisatie. Eenvoudige gebaren van jouw betrokkenheid bij je bezoek kunnen net het verschil maken tussen jouw bedrijf en dat van de concurrent. Wil jij dat bezoekers zich welkom voelen en de professionaliteit van jouw bedrijf ervaren? Ga dan aan de slag met de onderstaande tips!
1. Begroet bezoekers persoonlijk en met een glimlach
Zorg voor een persoonlijke begroeting, zowel bij de receptie als in een vergaderzaal. Glimlach als iemand binnenkomt en zeg op een vriendelijke wijze goedemorgen of goedemiddag. Denk er ook aan dat je medewerkers er verzorgd uitzien en representatieve kleding dragen.
2. Richt je entree mooi in
Met een verzorgde inrichting van de entree maak je een goede eerste indruk op je bezoekers. Plaats comfortabele meubels en zorg voor een uitstraling die past bij jouw bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan wanddecoratie met schilderijen, fotobehang of posters en zet een aantal planten neer. Wellicht kun je op een bord een welkomstboodschap voor je bezoeker schrijven. Door aandacht te besteden aan dit soort zaken zullen je bezoekers zich gewaardeerd en op hun gemak voelen.
3. Bied afleiding in de wachtruimte
Als je bezoekers even moeten wachten, is het van belang dat je ze wat afleiding kunt bieden. Denk aan het neerleggen van tijdschriften en foldermateriaal van je bedrijf. Een ander idee is het ophangen van een televisiescherm waarop je een bedrijfsfilm of -presentatie toont. Op deze manier maak je de wachttijd aangenamer.
4. Vraag of je bezoekers iets willen drinken
Vraag altijd of een gast iets wil drinken. Zorg dat je in elk geval koffie, thee en water in de aanbieding hebt. Kies dranken van goede kwaliteit en schenk ze in kopjes met een mooie vormgeving. Een stijlvolle oplossing is het laten bedrukken van koffiekopjes of mokken met je eigen logo. Daarnaast kun je diverse versnaperingen aanbieden. Zet bijvoorbeeld een schaal met fruit of ambachtelijk gemaakte koeken neer.
5. Zorg voor orde en netheid in en om je bedrijfspand
Verzeker je ervan dat je kantoor er netjes en ordelijk uitziet. Dit geldt voor alle vertrekken waar je klant komt en zicht op heeft, inclusief het toilet en de keuken. Let ook op de directe omgeving van je bedrijfspand: voorkom zwerfvuil en sigarettenpeuken op het parkeerterrein en de stoep van je voordeur. Middels een schone en attractieve locatie laat je potentiële klanten zien dat je een professioneel bedrijf bent dat de zaken goed op orde heeft. Met zo’n organisatie gaan klanten graag in zee.
6. Toon je interesse
Toon oprechte belangstelling in je bezoekers. Dit doe je door je goed voor te bereiden, vragen te stellen en aandachtig te luisteren. Dit zal je helpen om deskundigheid uit te stralen, het vertrouwen van je bezoekers te winnen en je doelen te behalen. Je bezoek zal met een tevreden gevoel het pand verlaten.
7. Elimineer storende zaken
Als je bezoek hebt, dien je daar met je volledige aandacht bij te zijn. Voorkom dat het gesprek verstoord wordt door je telefoon of collega’s. Zet je telefoon op de stille modus en laat je niet afleiden door binnenkomende berichten. Laat je collega’s weten dat je een belangrijke bespreking hebt en dat ze alleen in een noodgeval mogen aankloppen.
8. Zorg voor goede technische faciliteiten
Het is erg vervelend als je er tijdens een vergadering achter komt dat je projectiescherm niet werkt of dat de kabels van de beamer niet op je laptop passen. Test voor aanvang van je ontmoeting altijd de benodigde apparatuur. Daarnaast is het slim om je bezoek enige dagen vooraf te vragen welke faciliteiten ze nodig hebben en of ze hun presentatie naar je kunnen mailen. Dan heb je een back-up voor het geval er technische problemen zijn.
9. Denk aan het klimaat
Je zou er misschien niet direct bij stil staan, maar ook het klimaat heeft invloed op de beleving van je bezoek. Zorg dat het niet te warm of te koud is in de ruimtes waar je bezoekers ontvangt. Let op de weersomstandigheden en stel de verwarming of airco in op een prettige temperatuur. Wees voorbereid op regenachtig weer door paraplu’s beschikbaar te stellen.
