Wat is het meest waardevolle bezit van je bedrijf? Het is niet je eigen technologie, je merk of je netwerk. Het is je team. Daarom is een gelukkig, productief team de gouden standaard in het bedrijfsleven van de 21e eeuw. En niets beïnvloedt het geluk en de productiviteit van je team zozeer als hun kantooromgeving.
In dit artikel laten we je zien hoe je de best mogelijke werkruimte voor jou en je team kunt inrichten en beheren.
Prestaties en productiviteit zijn direct gekoppeld aan de kantooromgeving en de inrichting. In feite heeft het kantoor van de 21e eeuw, als het goed is ingericht, het vermogen om werknemers te inspireren tot nieuwe niveaus van inzicht en innovatie.
Bedrijven nemen nu elementen in hun kantooromgeving op die de manier waarop hun teams werken en het werk dat ze er doen daadwerkelijk verbeteren. Dit was niet altijd het geval.
In het begin waren typische kantoren rij na rij met muren van vloer tot plafond om individuele kantoren te creëren – elk met een eigen deur en allemaal van elkaar gescheiden. Maar al snel zagen ontwerpers de voordelen van het verlagen van die vloer tot plafond muren en de cubicle was geboren.
Teamleden werden nu aan drie kanten gescheiden door schouderhoge muren die het hele kantoor opener maakten en toch individuele privacy boden.
Toen, in de jaren negentig, gingen de muren helemaal naar beneden en verscheen het open kantoorconcept. Bureaus werden in één grote ruimte geplaatst en zo verdeeld dat teamwerk en samenwerking werden bevorderd.
Werknemers genoten van deze nieuwe openheid, terwijl managers en eigenaren voordelen zagen in de kostenbesparing en flexibiliteit van het open kantoor.
Bijna 30 jaar later rijden veel bedrijven nog steeds mee op deze open kantoor golf en ontdekken de voordelen ervan. Maar dat betekent niet dat je zomaar zoveel mogelijk bureaus in een ruimte moet proppen. Houd rekening met hoe je werknemers werken en hoe de ruimte als geheel hen laat voelen.
Want uiteindelijk gaan die twee concepten de kwaliteit van het werk dat je team produceert beïnvloeden.
Hier zijn 15 van onze favoriete manieren om een stimulerende kantooromgeving te bevorderen die je team beter dan ooit laat werken.
1. Zorg voor modulaire en ergonomische componenten
In de meeste bedrijven willen teamleden kunnen werken waar de inspiratie hen overvalt.
Als ze tijdens een pauze met hun collega’s in de lounge zitten te brainstormen, willen ze zich niet naar hun bureau hoeven haasten om de magie vast te leggen. Ze willen een paar oppervlakken bij elkaar kunnen trekken voor een spontane werksessie en hun voordeel doen met de visie.
Modulaire en mobiele componenten en meubels maken dat mogelijk. Dit idee strekt zich zelfs uit tot individuele werkplekken.
Zorg voor een zit sta bureau met rolkasten, verstelbare monitor armen en andere meubels die ergonomisch zijn.
Als je je werkomgeving ontwerpt met modulaire componenten, neem je een snelle hobbel in de workflow weg en maak je het voor je teams gemakkelijker om zich te concentreren op het vinden van oplossingen, dingen gedaan te krijgen en je bedrijf vooruit te helpen.
2. Houd je kantooromgeving rommelvrij
In de hoofden van velen is een rommelig kantoor een ongeorganiseerd en vies kantoor. Dat kan het geluk en de productiviteit van je team ernstig aantasten… om nog maar te zwijgen over het sturen van de verkeerde boodschap naar je klanten en opdrachtgevers.
Hier zijn een paar suggesties voor het opruimen van je kantooromgeving:
- Corrigeer de stroomkabels
- Ga indien mogelijk draadloos werken
- Investeer in opbergmogelijkheden
- Beperk het aantal items op je bureau tot een minimum
- Huur een commerciële schoonmaker in
- Geef elk teamlid een persoonlijke opbergruimte
Denk hier goed over na en we weten zeker dat je genoeg unieke manieren zult bedenken om je kantooromgeving rommelvrij te houden.
3. Hou het kantoor schoon
Bureaus, tafels, stoelen en gewone apparatuur zoals kopieerapparaten en faxapparaten houden vaak meer bacteriën vast dan enig ander oppervlak op kantoor – inclusief het toilet.
Zelfs als je thuis werkt, maar vooral als je samenwerkt met anderen in een kantooromgeving, is het van vitaal belang om je kantoorapparatuur schoon en kiemvrij te houden.
Zo voorkom je de verspreiding van ziektes die de productiviteit kunnen stoppen en het je bedrijf moeilijker maken om soepel en efficiënt te werken.
Wij raden je aan om ten minste eenmaal per week een regelmatige schoonmaakbeurt in je schema op te nemen.
Beter nog: veeg de meest gebruikte oppervlakken – zoals toetsenborden, telmachines, belangrijkste werkoppervlakken, hendels, en alle vaak gebruikte knoppen of schakelaars – elke dag voordat je het kantoor verlaat even snel schoon.
Maak vervolgens eens per week alles schoon met een desinfecterend middel en een schone doek om te voorkomen dat je bijdraagt aan de verspreiding van ziekten.
4. Richt ruimtes in voor socialisatie
Socialisatie is een belangrijk onderdeel van creativiteit. In een kantooromgeving vindt socialisatie meestal plaats in een aangewezen loungehoek. Daar kunnen teamleden pauzeren, tot rust komen, met anderen praten en inspiratie opdoen. Socialisatie kan natuurlijk ook via de telefoon gaan, maar zorg dan voor belcellen die geen geluid doorlaten.
Als je een ruimte inricht voor socialisatie, richt de ruimte dan zo in dat groepen van verschillende grootte kunnen samenkomen. Zorg voor banken, comfortabele stoelen en tafels van vier, zes en acht personen van verschillende grootte.
Door je socialisatieruimte flexibel in te richten kan een toevallige ontmoeting van vier collega’s veranderen in een onverwachte samenwerking die nieuwe ideeën en nieuwe oplossingen oplevert.
5. Zorg voor gemakkelijke toegang tot alle delen van het kantoor
Niemand voelt zich graag een rat in een doolhof, en niets draagt bij aan dat gevoel als een lange, ononderbroken rij meubels. Zelfs lage bureaus kunnen het gevoel van “opgesloten” zijn versterken als ze verkeerd zijn opgesteld.
Als je in een grote, open kantoorruimte werkt, probeer dan de bureaus of tafels in kleine groepjes op te stellen met ruimte aan weerszijden. Dat maakt bewegen in het kantoor veel gemakkelijker en voorkomt het gevoel een sardientje in een blikje te zijn.
6. Geef je team verschillende werkplekken en zitmogelijkheden
Met de alomtegenwoordigheid van mobiele technologie zijn werknemers niet langer uitsluitend aan hun bureau gebonden. In feite kan een deel van hun beste werk elders op kantoor plaatsvinden.
Werknemers erkennen dat een verandering van omgeving – of gewoon een verandering van zittend naar staand werken – een effectieve manier is om hun creatieve sappen te laten stromen en hun energieniveau hoog te houden. Je kunt deze nieuwe mobiliteit opnemen in je kantoorinrichting door je werknemers verschillende werkplekken en zitmogelijkheden te bieden.
Geef je werknemers de flexibiliteit waarnaar ze hunkeren door in je kantooromgeving bureaus met verstelbare hoogte, tafels voor meerdere personen, krukken en allerlei andere zitmogelijkheden op te nemen.
7. Laat licht voor je werken
Niemand wil de hele dag werken onder rijen tl-verlichting. De meeste mensen zullen je vertellen dat ze beter reageren op natuurlijk licht.
Een oplossing hiervoor is te zorgen voor veel ramen in je kantooromgeving. Ramen laten natuurlijk licht binnen en helpen de behoefte aan elektrische verlichting te verminderen (waardoor je bedrijf geld bespaart).
Helaas heeft niet elk kantoor voldoende ramen zodat iedereen zonder lamp kan werken. s Nachts of tijdens bewolkte dagen moet je misschien de tl-verlichting aanzetten om werk gedaan te krijgen.
Je kunt die lampen echter zo installeren dat je kunt regelen hoeveel je er tegelijk gebruikt. Misschien heb je er maar één of twee nodig in het hele kantoor, of één in de rustige werkruimte en één in de samenwerkingsruimte.
Een andere oplossing is het inbouwen van nieuwe technologieën waarmee je kantoorverlichting het natuurlijke licht buiten kan nabootsen. En dat natuurlijke licht verandert naarmate de dag vordert.
Adaptieve verlichting verandert automatisch naargelang het tijdstip van de dag. In de ochtend straalt het koelere tonen uit, terwijl het in de middag warmere tonen uitstraalt. Dit kan je team helpen hun energieniveau en concentratie te behouden, zelfs bij somber weer.
8. Kom tot rust en raak tegelijkertijd geïnspireerd
Verzamel je team op vrijdagmiddag, ontkurk een fles wijn of zet een blikje bier open, en praat over de voorbije werkweek. Deel problemen die je bent tegengekomen, oplossingen die je hebt bedacht, of nieuwe processen of technologie die dingen gemakkelijker hebben gemaakt.
Dit is een productieve manier om tot rust te komen, problemen op te lossen en inspiratie op te doen.
9. Maak stiltegebieden voor focus
Een ander essentieel onderdeel van een productieve kantooromgeving is de aanwezigheid van stiltegebieden voor focus en concentratie. Dit kan zijn waar de bureaus van je werknemers zijn opgesteld, of het kan een andere hoek van de kamer zijn.
Wij raden aan de rustige werkruimte naar een hoek of een uiteinde van je kantoorruimte te verplaatsen. Richt vervolgens de andere zones in naargelang het geluidsniveau toeneemt. Probeer de stiltegebieden zo ver mogelijk weg te houden van de samenwerkings- en socialisatiegebieden om te voorkomen dat de activiteit in de laatste een afleiding wordt.
10. Creëer samenwerkingsruimten
Samenwerking is essentieel voor zakelijk succes, dus is het belangrijk om binnen je kantooromgeving een ruimte aan te wijzen die speciaal voor deze activiteit bestemd is. Als je het samenwerkingsgedeelte alleen periodiek of voor teamvergaderingen gebruikt, kan het een uitstekende buffer vormen tussen de stiltegebieden en de rest van je kantoor.
Plaats anders het samenwerkingsgedeelte in een ander deel van de kantoorruimte, zodat de activiteit daar het werk in het rustige gedeelte niet onderbreekt. Hoe dan ook, ontwerp een open ruimte met een grote tafel en veel zitplaatsen die je kunt gebruiken om iedereen bij elkaar te brengen.
11. Neem een trainingsruimte op in je indeling
Training is een essentieel onderdeel van het werk in de 21e eeuw. Goed opgeleide werknemers zijn gelukkiger en productiever omdat ze erop vertrouwen dat ze de klus in één keer goed kunnen klaren.
Dat gezegd hebbende, of je je werknemers nu laat kennismaken met nieuwe werkwijzen of hen vertrouwd maakt met nieuwe software, je hebt een ruimte nodig voor training.
De samenwerkingsruimte of vergaderzaal kan dienen als trainingsruimte, maar wat gebeurt er als de vergaderzaal in gebruik is en je een van je teams moet laten kennismaken met een nieuwe software tool? Je ziet waarom het een goed idee is om een ruimte exclusief voor training te hebben.
12. Geef prioriteit aan kleur
Kleur is een belangrijke toevoeging aan elke kantooromgeving. Het communiceert een sfeergevoel dat je medewerkers op verschillende manieren kan beïnvloeden.
Als je kantoorinrichting doortrokken is van neutrale grijstinten en bruintinten, kunnen werknemers zich zonder duidelijke reden ongeïnspireerd en futloos voelen. Als donkere kleuren je kantoorruimte domineren, kunnen werknemers zich zelfs ’s ochtends vroeg moe voelen.
Dat wil niet zeggen dat je nooit neutrale of donkere kleuren kunt gebruiken. Maar grauwe kleuren zijn niet bevorderlijk voor creativiteit en concentratie. Daarom bevatten moderne kantooromgevingen vaak levendige kleuren in de werkruimtes.
Om je werknemers energiek en betrokken te houden, moet je je kantoor onderbreken met heldere kleuren.
Of je nu verschillende ruimtes inricht volgens een bepaald kleurenschema of gewoon wat kleur in het kantoor verspreidt, studies tonen aan dat gevarieerde heldere tinten je team een oppepper geven en de productiviteit, creativiteit en het algehele geluk verbeteren.
Er zijn talloze manieren om kleur te gebruiken – van bureau-accenten tot zichtbaar staal en het meubilair zelf. De enige beperking is je verbeelding.
13. Neem tijd voor je passies
Iedereen heeft een passie. Het kan een hobby zijn, zoals schilderen of Zen-meditatie. Of het kan een tijdverdrijf zijn, zoals lezen of journaling.
Wat die passie ook is, probeer je teamleden elke dag een half uur de tijd te geven om te werken aan wat ze maar willen. Het is een geweldige manier om te ontspannen, je creatieve sappen te laten stromen, en gemeenschappelijke interesses te verkennen.
14. Gebruik natuurlijke elementen
Wil je dat je team zich tijdens het werk gelukkiger, comfortabeler en productiever voelt? Neem natuurlijke elementen op in je kantooromgeving.
Natuurlijke accenten zoals zichtbeton, baksteen, houten vloeren, houten balken en geschilderd staal zijn eenvoudige natuurlijke ontwerp elementen die de buitenlucht naar binnen brengen, het moreel stimuleren en je team inspireren tot grootsheid.
Een andere eenvoudige manier om je werkruimte met natuurlijke elementen te verfraaien is door veel planten – zowel grote als kleine – rond het kantoor te zetten.
Je kunt een rij grote planten neerzetten om de ene werkplek van de andere te scheiden en de vensterbanken uitlijnen met kleinere planten om alle harde, vlakke oppervlakken te breken. Je kunt zelfs op alle bureaus een plant zetten om iedereen zijn eigen natuurlijke inspiratie te geven.
15. Verdeel open ruimtes
Lawaai en beweging – vooral in grote, spelonkachtige ruimtes – kunnen de concentratie en productiviteit van je werknemers ernstig aantasten. Bij een open kantoorindeling kan zelfs het kleinste geluid of de kleinste activiteit de concentratie van je werknemers verstoren. Hokjes beperken afleiding tot een minimum, maar ze geven werknemers het gevoel als een rat in een kooi te zitten.
Minimaliseer de storende effecten van lawaai en beweging door de grote open ruimtes op te breken met boekenkasten, planten, planken – alles wat een afwisseling biedt van rij na rij bureaus. Je kunt ook een gevoel van privacy inbouwen door werkplekken te scheiden met grote meubels, zoals archiefkasten of opbergkasten.
