In de hyperverbonden wereld van vandaag worden traditionele methoden om documenten te ondertekenen en te authenticeren steeds meer vervangen door technologische innovaties zoals digitale handtekeningen in het bijzonder. Al meer dan een decennium erkent de federale wet de wettigheid van elektronische handtekeningen.
Een digitale handtekening is niet op zichzelf een handtekening die in een e-mail getypt is of een handtekening die met de hand geschreven en gescand is. De term verwijst naar een online handtekening die aan een archiefstuk is gehecht en door een persoon is gezet met de bedoeling het te ondertekenen.
De verschillen tussen digitale handtekeningen en elektronische handtekeningen kunnen vaak verwarrend zijn. Een elektronische handtekening is een algemene term voor een brede groepering die digitale handtekeningen als een specifieke deelverzameling omvat. Een elektronische handtekening, of “e-handtekening”, is een overkoepelende term die niet alleen van toepassing is op het aparte formaat van digitale handtekeningen, maar ook op andere soorten elektronische middelen om te ondertekenen en handtekeningen te authenticeren. Met een elektronische handtekening kan iemand zijn handtekening met de hand in een document schrijven of met een klik ondertekenen.
Digitale handtekeningen bestaan in het algemeen uit vier basiscomponenten: een middel om te ondertekenen, een manier om de bijbehorende gegevens te authenticeren, de authenticatie van de ondertekenaars en het vastleggen van de bedoeling van de ondertekenaars. Tot de technologieën voor elektronische handtekeningen behoren identificatiemethoden zoals e-mailidentificatie, SMS-identificatie, PiM, IDIN en incassomachtigingen.
Digitale handtekeningen stellen gebruikers in staat het online ondertekenproces te versnellen. Digitale handtekeningen zoals die door Stiply en andere toonaangevende bedrijven in de sector worden aangeboden bieden verschillende voordelen:
1. Onafhankelijke verificatie
Digitale handtekeningen van bedrijven als Stiply zijn bestand tegen strenge onafhankelijke verificatie en kunnen niet door onbevoegden worden veranderd.
2. Veilig
Een digitale handtekening biedt meer veiligheid dan een handtekening op papier. Er zijn diverse methodes waarmee je de ondertekenaar van een document kan identificeren. Eén van de sterkste identificatiemethodes is IDIN. Dit is een product van Nederlandse banken, waarbij een ondertekenaar met inloggen bij zijn bank om zichzelf te identificeren. Deze informatie wordt aan het document verbonden en tevens gedocumenteerd in een bewijsdocument.
3. Papierkosten besparing
Het is niet alleen goed voor het milieu, ook bespaar je natuurlijk kosten die je normaal gesproken kwijt bent aan papier en het versturen van de ondertekende documenten. Met een digitale handtekening ben je uiteindelijk dus voordeliger uit.
4. Wereldwijde aanvaarding en wettelijke naleving
Meer landen beginnen digitale handtekeningen op wettelijk bindende documenten te aanvaarden omdat ze inzien dat de beveiligingsprotocollen die verkopers als Stiply aanbieden voldoen aan de internationale normen op dit gebied.
Vandaag erkent een grote meerderheid van de regeringen in de wereld digitale handtekeningen.
Veel Europese, Aziatische en Zuid-Amerikaanse landen stellen andere eisen aan het gebruik van elektronische en digitale handtekeningen dan Noord-Amerika, Australië en het Verenigd Koninkrijk. De laatste groep landen houdt vast aan een technologieneutrale reeks voorschriften in een open omgeving, terwijl de eerste groep een trapsgewijs model van invoering van e-handtekeningen bevordert dat aan regionale normen gebonden is.
5. Bespaar tijd
Met digitaal ondertekenen bespaar je veel tijd, omdat je de documenten niet eerst hoeft uit te printen en vervolgens weer moet inscannen of op te sturen. Alles kan digitaal afgerond worden, waardoor je fysiek gezien weinig hoeft te doen en hiermee veel tijd en gedoe kan besparen.
