Heb jij je eigen bedrijf? Of denk je erover om een eigen bedrijf op te zetten? Het is een droom van velen om eigen baas te zijn. Veel mensen beseffen zich alleen niet hoe ontzettend veel hier bij komt kijken. Je moet echt een jack of all trades zijn. Het hebben van een succesvol bedrijf draait namelijk niet alleen om het binnenhalen van klanten, maar minstens net zoveel om wat daarna komt. Je moet dus naast een goede sales en marketing-strategie ook inhoudelijk goede producten of diensten leveren. Want anders vertrekken je klanten binnen de kortste keren weer. Dus je hebt leveranciers nodig waar je op kunt vertrouwen. En als je een wat groter bedrijf hebt dan zeg maar een parttime-webshop of een bestaan als zzp’er, dan heb je ook betrouwbaar personeel nodig. Mensen die goed zijn in wat ze doen. Mensen die niet binnen de kortste keren weer weg zijn. En mensen die je niet de hoofdprijs kosten.
Als je aan al die voorwaarden hebt voldaan en een product of dienst hebt weten te leveren aan een klant, dan stuur je aan het einde van de rit een factuur uit. Maar vaak is dat niet het einde van de rit. Deze factuur kan op zich het begin zijn van een heel traject dat je minstens net zoveel tijd en energie kost als alles wat ervoor heeft plaatsgevonden. Dat is waar de term accounts receivable services van belang wordt.
Accounts receivable services
Accounts receivable services is een term die uit de VS is komen overwaaien. Het betekent grofweg hetzelfde als debiteurenbeheer. Het gaat er dus om hoe je je receivables managet. Met andere woorden: hoe je ervoor zorgt dat het geld dat je van je debiteuren tegoed hebt, ook daadwerkelijk binnen krijgt.
Veel zakenmannen lopen hier tegen aan. Het uitsturen van facturen en vervolgens herinneringen en het chasen van debiteuren kost minstens net zoveel tijd en energie als het winnen van nieuwe klanten. Je zou daarom zeker niet de eerste zijn die denkt: laat maar zitten. Zeker als het om relatief kleine bedragen gaat. Die klant waar je maar een paar uurtjes voor hebt gemaakt; is dat echt het geld waard?
Als je dat echter vaker overkomt dan stapelen de kosten van misgelopen omzet zich wel op. Voor een deel kun je dit natuurlijk omzeilen door een aantal slimme dingen te doen. Je kunt je klanten korting bieden als ze vroeg betalen. Of je kunt een aanbetaling vragen. Of je klanten vragen per deelproduct te betalen.
Toch biedt dat niet altijd soelaas. Veel mannen die een eigen bedrijf hebben merken dat factureren en het ervoor zorgen dat het geld ook daadwerkelijk binnen komt vaak lastiger is dan gedacht. Het is een veel voorkomend probleem onder ondernemers. Onderzoek van Atradius Collections laat zien dat ruim de helft van alle business-to-business (B2B) facturen in Nederland en België te laat betaald wordt. Het ‘B2B payment practices trends in Belgium 2025’-rapport van Atradius Collection laat zelfs zien dat er in België sprake is van een sterke stijging van de te laat verrichte B2B-betalingen.
Voor als jij er over denkt om je eigen bedrijf op te zetten of al ruim en breed begonnen bent, maar weet dat dit een aspect van je bedrijfsvoering is dat wel wat ruimte voor verbetering kent, hebben wij een aantal tips op een rijtje gezet om je accounts receivable service-processen effectief in te richten.
1. Communiceer duidelijk en stel heldere betalingsvoorwaarden
Slechte communicatie is een bron van veel ellende. Dat geldt op tal van vlakken. Maar waar het klanten betreft, is communicatie nog een stukje belangrijker dan richting andere stakeholders, zoals leveranciers. Slechte communicatie kan op zichzelf namelijk een zijn dat een klant vertrekt. Dit kan ook slechte communicatie over geldzaken betreffen. Vaak is het niet zozeer het bedrag wat een klant moet betalen, maar hoe het betalen bedrag zich verhoudt tot de betaling. Als je bijvoorbeeld in de supermarkt staat en dacht recht te hebben op een korting omdat er nog een kortingsbordje bij het artikel stond van de week ervoor, dan voel je je als klant toch een beetje bedonderd als je die korting dan niet krijgt, terwijl je eigenlijk gewoon de prijs betaalt die je anders ook had betaald. Maar het gevoel is anders. Dat concept is dus ook van toepassing bij zakelijke klanten. Als jij verwachtingen wekt over de prijs en die vervolgens niet waar maakt, dan creeer je een vervelend gevoel bij je klant.
Je doet er goed aan om als je een contract opstelt hier goede afspraken in op te nemen. Je kunt bijvoorbeeld in het contract opnemen dat je voor elke deellevering afzonderlijk betaald wilt worden. Of je kunt ook afspreken dat je ieder jaar je prijzen verhoogt in lijn met markttrends of bijvoorbeeld op basis van de inflatiepercentages van de overheid. Bij internationale transacties doe je er ook goed aan om af te spreken hoe de betaling plaatsvindt (bijvoorbeeld met een bankoverschrijving of via PayPal) en welke valuta leidend is bij veranderingen in de wisselkoers. Je doet er in elk geval goed aan om ervoor te zorgen dat je facturen de volgende zaken bevat: bedragen exclusief BTW per indidividueel product of geleverde dienst, het totaalbedrag exclusief BTW, de BTW percentages die van toepassing zijn, de vervaldatum van de factuur, je BTW-nummer, KvK-nummer, je adres en je overige contactinformatie.
Zorg ervoor dat je je facturen direct of in elk geval zo snel mogelijk na levering van je product of na de voltooiing van de dienst verstuurt. Hoe sneller de factuur bij je klant ligt, hoe eerder je er namelijk in de regel op kunt rekenen dat deze ook betaalt.
2. Volg openstaande facturen actief op
Zoals met veel dingen is ook hier een proactieve houding beter dan puur op reactieve wijze aan zaken navolging te geven. Je doet er goed aan om een actief opvolgingsplan op te stellen, waarbij je van tevoren vastgestelde termijnen hanteert die je aanhoudt bij niet betalen. Als je bijvoorbeeld een factuur verstuurt met een betaaltermijn van drie weken erop, dan doe je er goed aan om een maand later in je agenda een herinnering te zetten dat je nog even de betaling dient te checken.
Als je niet meer dan een aantal klanten hebt dat je op een of twee handen kunt tellen, dan is dit een werkwijze die volstaat. Naar mate het aantal klanten dat je als bedrijf hebt groeit, dient ook de tijd die je erin steekt of zelfs het aantal medewerkers dat ermee bezig is te groeien. Dan is een meer gestructureerde aanpak wel iets wat van steeds groter belang wordt.
3. Gebruik debiteurenbeheer software
Bij een bepaalde omvang van je bedrijf is het zo goed als onvermijdelijk dat je ook debiteurenbeheer software gaat aanwenden. Hier zijn tal van pakketten voor op de markt, variërend van Credit-IQ van Atradius Collections dat zich meer op het MKB richt tot oplossingen als Quadient AR en Invoiced dat zich op grotere spelers richt.
Tot een zeker niveau kun je dingen zelf doen met Google Sheets of Microsoft Excel. Maar professionele debiteurenbeheer software oplossingen zoals Credit-IQ, Quadient AR of Invoiced hebben als voordeel dat ze onder andere inkomende betalingen voor je kunnen monitoren. Dat betekent dat je niet zelf een spreadsheet regel voor regel meer hoeft door te lopen en in je internetbankieren met de hand meer hoeft te zoeken of je klant al betaald heeft. Dit kost uiteraard tijd en het kan je dus geld (want tijd is geld) besparen als je dit soort handmatige, repetitieve taken door een debiteurenbeheer software-programma laat overnemen.
4. Biedt meerdere betaalopties aan
Zeker als je veel internationale klanten hebt, dan kan het een belemmering zijn voor een klant als je bijvoorbeeld een IBAN stuurt. Als ze jou via verschillende kanalen kunnen betalen, dan kan je klant hier zijn of haar voordeel mee doen. PayPal is een goed internationaal alternatief voor het IBAN-systeem dat vooral in Europa en een aantal landen buiten Europa dominant is. Bepaalde delen van de wereld doen dingen heel anders. Voor bankoverboekingen van en naar de VS is bijvoorbeeld vaak een combinatie van een SWIFT code, een rekeningnummer en een adres benodigd. Andere delen van de wereld hebben weer andere systemen. In China zijn bijvoorbeeld, Wise, Alipay en Wechat Pay veelgebruikte betaalmethoden. In andere delen zoals delen van Afrika is Mpesa een populaire betaalmethode.
Als jij je klant in staat stelt makkelijk te betalen, dan zul je in de regel ook sneller betaald worden. Anders kan het zijn dat je klant wel wil en ook in principe kan betalen, maar simpelweg door het oerwoud van betaalsystemen zijn weg niet kan vinden.
5. Overweeg het uitbesteden van je accounts receivable services
Er zijn heel veel dingen die jij als ondernemer prima zelf kunt. En een klant die nog niet betaald heeft even een mailtje sturen of even bellen hoort daar zeker bij. En dit soort dingen kun je natuurlijk ook aan een medewerker uitbesteden.
Het wordt een ander verhaal als een medewerker echt niet wil betalen. Dan komt er onder andere een juridische kant bij kijken, waar je echt een juridische achtergrond voor dient te hebben of op zijn minst ervaring met het juridisch verantwoord aanpakken van zaken voor dient te hebben. Dit hoeft niet te betekenen dat je meteen met een rechtzaak gaat dreigen. Maar voor je zoiets überhaupt zou doen dien je al een heel stuk te doen in het kader van dossiervorming.
Het is hierbij helemaal geen gek idee om voor dit soort zaken een bureau in de arm te nemen. Zeker als het om een groot bedrag gaat. Het uitbesteden van je accounts receivable services kan je daarnaast ook veel tijd schelen. En er zijn zaken waar je waarschijnlijk de competenties niet voor in huis hebt. Zeker als je bijvoorbeeld met buitenlandse klanten zaken doet die niet goed Nederlands en/of Engels spreken, dan kan het best lastig zijn om goed met de klant in gesprek te gaan over de betaling van het uitstaande bedrag.
Als er dan ook nog eens sprake is van bijvoorbeeld een heel andere juridische en culturele context, zoals bij een aantal landen in Azië, Latijns Amerika en Afrika, dan wordt het allemaal heel snel heel erg lastig. Zeker als je ook nog met tijdsverschillen te maken hebt, zoals in Azië en Latijns Amerika. Een bureau kan dan uitkomst bieden. Je doet er dan wel goed aan om een bureau te kiezen met kantoren in die landen. Een groot en bekend Nederlands accounts receivable services-bureau dat kantoren heeft in tientallen landen is Atradius Collections, maar er zijn er ook een aantal andere uit Europa die kantoren in andere landen hebben. Check wel altijd goed of ze ook een kantoor in het land zelf hebben. Zo niet, vraag dan goed door naar hun ervaring in dat land en of ze er met partners werken (en hoe goed ze die partners dan kennen).
English version: control your money effectively with accounts receivable services
Do you have a business of your own? Or are you contemplating starting one? Being one’s own boss is a dream for many people. And yet, it may very well demand more from you than you expect as of now. Getting to a state where you run a successful business takes a lot more than just attracting customers. You need several things: reliable, high quality products or services as well as reliable suppliers and skilled staff. When you have gotten all of this in order and manage to deliver high quality products and services to your customers, sending out your invoice can set into motion a whole new challenge of its own: accounts receivable services. Accounts receivable services refer to the challenge of ensuring that you actually get paid by your customer.
Accounts receivable services
Accounts receivable services refer to the management of money owed by customers. This process is of great importance for getting payment from debtors to come into your back account. It’s a struggle for many a business owner to manage invoices and payment reminders in their own right. It can easily take up as much energy to follow up on these invoices and payment reminders as it does to find new valuable clients. Especially when you’re dealing with invoices that concern only small amounts, you might wonder whether even bothering to chase after payments is worth your time and the effort. Butif you often have missed payments, these amounts an easily add up to a lot. To avoid this from costing you dearly in the end, you can just avoid the whole shabang by offering discounts to customers who choose to pay early. Or you can make them pay per individual products rather than for the whole at the end when all products or services have been delivered. Yet these strategies aren’t always safeproof. Research by Atradius Collections concerning the Benelux countries indicates late payments are a common occurrence there as they occur about half of the time.
If you seek to improve your business’s accounts receivable process, then you are well advised to take the following tips into consideration:
1. Communicate clearly and set clear payment terms
Clear communication can do many good things. For one thing it can greatly reduce confusion with and disputes with your stakeholders. It’s also important to clarify expectations you have of one another and and to clearly work out in your contract show payment will take place. You are well adviced to specify payment intervals and how exchange rates may change over time. A few of the factors that can seriously disrupt how much you get paid at the end of business transaction include factors such as inflation and exchange rates. For international transactions, make sure you and your client agree on the preferred payment methods and in what currencies the transaction will take place. You are well adviced to make sure your invoices contain details surrounding each individual product or service you provided your customer with as well as the total costs (excluding BTW/VAT), the BTW/VAT percenetage, the due date before which the client has to pay, and your business registration (KvK) number and your contact information, such as your phone number and your emailaddress as well as your physical address. Sending invoices out promptly once a product or service has been delivered can help speed up payments drastically.
2. Actively follow up on outstanding invoices
Proactivity is often a good thing. You are well advised to work out a plan for the tracking of and for reminding clients about outstanding payments: e.g., you can set a calendar reminder to review payments after the invoice deadline passes. By doing this, you ensure no overdue invoice is missed. If you only have a handful clients, manual tracking may suffice. But as your business grows and your customers grow in number, a more structured system becomes necessary.
3. Use accounts receivable software
Proactivity is key here. As your business grows in size, accounts receivable software may become unavoidable. You are well adviced to develop a plan for the tracking of and for reminding clients about the invoices they haven’t paid yet. You can do so in a spreadsheet, like Google Sheets or Microsoft Excel. But as the scale of operations increases for your business, at a certain point it becomes unavoidable that you will need to use accounts receivable software.
4. Offer multiple payment options
Different parts of the world use different payment channels. Here in Europe we use IBAN a lot. But in other parts of the world this is different. In the US, for example, you may need to resort to SWIFT codes. And in China for example, you may need to facilitate payment by Alipay, Wise, or WeChat Pay. Being flexible in terms of the payment options that you present ot your customer can speed up payments. This helps make it easier for clients to pay.
5. Consider outsourcing your accounts receivable services
There is a lot you can do by yourself, but if someone really refuses to pay, you will likely have to resort to an accounts receivable services agency. One important reason for this is the fact that there is a legal aspect to the whole thing. Even when you don’t sue someone, you still need to prepare for that scenario. So you need to get someone involved who knows how to handle these matters in a legally responsible manner. Routine accounts receivable tasks like sending out invoices or payment reminders and making calls you can easily do by yourself or have an employee of yours do for you.
So if you want to get accounts receivable services right, you may want to involve an agency. It makes sense to outsource to an agency when the money involved concerns large amounts or when there is a long term relationship that may be worth a lot of money in the long term. There are many different types of agencies. There are B2B and B2C agencies. And there are anything from very small to very large agencies. One well-known large Dutch agency is Atradius Collections. But there are many others. Atradius has offices around the world.
Proactive, organized follow-up—especially when you get an agency involved—can significantly improve your chances of getting paid in a timely manner. This will likely contribute to your long-termbusiness success and the long term stability of your business.
Could you please add the alt text ‘accounts receivable services’ to the images?
