Het zijn helaas nog steeds onzekere tijden als het gaat om het organiseren en bezoeken van evenementen. Als de besmettingscijfers dalen en het aantal ziekenhuisopnames vanwege COVID-10 laag blijft, zal het kabinet in augustus hopelijk de regels voor evenementen versoepelen. Velen kijken hier reikhalzend naar uit. In dit artikel een overzicht van zaken waar je nu en straks als bezoeker of organisator rekening mee moet houden.
Festival of evenement organiseren in coronatijd
Even leek het er op dat we in Nederland weer van een echte festivalzomer zouden kunnen genieten. Op 10 juli werden de regels vanwege het oplopend aantal besmettingen echter toch weer verscherpt. De nieuwe beperkingen gelden vooralsnog tot en met 13 augustus 2021. Tot die tijd zijn alleen eendaagse evenementen met een vaste zitplaats toegestaan. Bezoekersstromen moeten worden gescheiden en bezoekers dienen 1,5 meter afstand van elkaar te houden. Als de organisatie van het evenement of festival werkt met speciale coronatoegangsbewijzen is er meer mogelijk. Om de organisatoren een steun in de rug te geven stelde de overheid dit jaar de Garantieregeling Evenementen in. Evenementen die door nieuwe coronaregels niet door kunnen gaan, krijgen onder bepaalde voorwaarden de gemaakte kosten via deze regeling vergoed.
Meer mogelijkheden met verplicht coronatoegangsbewijs
Op 25 mei 2021 stemde de Eerste Kamer in met de Wet Coronatoegangsbewijzen, ook wel testwet genoemd. Deze wet geldt ook voor evenementen en festivals. Bij evenementen die met coronatoegangsbewijzen werken is het niet verplicht om 1,5 meter afstand te houden. Bezoekers moeten zich registeren en zijn daarnaast verplicht om een geldig coronatoegangsbewijs, een QR-code, te laten zien. Zo’n bewijs kun je aanmaken als je volledig gevaccineerd, negatief getest of van corona hersteld bent. Dit doe je via de CoronaCheck-app of de website Coronacheck.nl. Je kunt gebruik maken van je vaccinatiebewijs 14 dagen nadat je een volledige coronavaccinatie ontvangen hebt met een Europees goedgekeurd vaccin. Als je corona hebt gehad, moet je een bewijs kunnen overleggen dat je minder dan zes maanden geleden hersteld bent. Tot slot kun je je laten testen: met een negatieve testuitslag van minder dan 24 uur voor het evenement, verkrijg je het coronatoegangsbewijs. De QR-code die je ontvangt wordt samen met je toegangskaartje en identiteitsbewijs gecontroleerd bij de ingang van het evenement.
Doorgang eendaagse en meerdaagse evenementen
Of een aantal jaarlijkse festivals en evenementen na 13 augustus doorgaan of niet blijft nog even onzeker. Het streven van het kabinet is om iedere organisator uiterlijk drie weken van tevoren duidelijkheid te bieden of het door kan gaan. Hopelijk kunnen veel eendaagse en meerdaagse evenementen gewoon plaatsvinden. Mochten de ontwikkelingen qua besmettingscijfers en ziekenhuisopnames echter negatief zijn, dan kan wellicht nog gekeken worden naar alternatieven. Denk aan een aangepaste opzet of een livestream via internet. In het uiterste geval zal er niks anders opzitten dan alles geheel te annuleren. Zorg hoe dan ook dat je steeds op de hoogte bent van de actuele regels.
Klein of groot evenement organiseren
Gelukkig is er momenteel al veel meer mogelijk dan afgelopen jaar. Met een aantal aanpassingen kun je toch een klein of groot evenement organiseren dat maximaal 24 uur duurt. Hou er rekening mee dat je bezoekers voorlopig een vaste zitplaats moet toewijzen. Wees voorbereid op zoveel mogelijk scenario’s, zorg voor een plan B. Neem hierbij ook faciliteiten mee voor allerlei weersomstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van partytenten om je materialen, bezoekers en medewerkers te beschermen tegen de regen, de wind en de zon. Zeker als je iets in de openlucht organiseert is het opstellen van zitplaatsen in een partytent een erg fijn idee voor het publiek. De tenten zijn te bestellen met een opdruk van je eigen afbeeldingen en/of tekst. Dit draagt bij aan de sfeer en herkenbaarheid van jouw evenement.
Je evenement online streamen
Wil je het zekere voor het onzekere nemen of zoek je een alternatief als jouw evenement niet op de gebruikelijke fysieke manier kan plaatsvinden? Dan is het live streamen via internet een goede optie. Ook hierbij kun je werken met (betaalde) toegangsbewijzen. Op deze manier bied je jouw bezoekers toch de mogelijkheid om te kunnen genieten van al die gave artiesten en fantastische sprekers. Je kunt hiermee zelfs een geheel nieuw publiek bereiken. Het is in elk geval een slimme manier om je evenement te promoten. Zorg bij de opzet van je online event ook dat je interactie met je publiek mogelijk maakt. Betrek mensen met een chatfunctie, het stellen van vragen, videobellen, een poll en dergelijke. Hiermee maak je jouw evenement extra leuk.
