Hoewel in 2018 2,5 miljard mensen een smartphone gebruikten, is de kantoortelefoon nog steeds het hoofdbestanddeel van elk bedrijf. Het helpt elke medewerker of partner om effectief door het hele kantoor te kunnen communiceren.
De huidige kantoortelefoonsystemen zoals die van Xelion zijn met de introductie van het internet veel geavanceerder geworden en worden voor veel meer dan alleen praten gebruikt. Maar wat moeten de belangrijkste elementen zijn wanneer je een telefoonsysteem voor op kantoor kiest? Laten we eens naar enkele dingen kijken, die je moet onthouden wanneer je op zoek bent naar een telefoon voor jouw bedrijf.
1. Beoordeel je bedrijf
Wat voor soort bedrijf heb je? Hoe belangrijk is het dat medewerkers verbonden blijven? Is het een klein bedrijf of een groot bedrijf? Bepalen welk type bedrijf je hebt en wat je moet bereiken, is de blauwdruk voor het opzetten van een telefoonsysteem dat het beste voor jouw bedrijf werkt en aan jouw behoeften voldoet.
2. Vaste lijn of Voice over Internet Protocol (VoIP)
De keuze voor de verbinding is het volgende en er zijn een paar significante verschillen tussen een vaste lijn en een Voice over Internet Protocol of VoIP. Een traditionele zakelijke vaste telefoon wordt nog steeds gebruikt en bedient tegenwoordig nog veel bedrijven. Ze raken echter steeds meer achterhaald. Vaste lijnen gebruiken de koperen bedrading van het telefoonbedrijf. Een VoIP maakt gebruik van het internet om verbinding te maken. Steeds meer bedrijven wenden zich tot deze telefoonsystemen omdat het kosteneffectiever en gemakkelijker is.
3. Alle functies
Wie houdt er van op knoppen te drukken? De kenmerken van een telefoonsysteem zijn één van de belangrijkste beslissingen, die je kunt nemen! Het heeft rechtstreeks invloed op hoe je met alle anderen communiceert. Veel populaire functies zijn voicemail, screeningoproepen, voicemail naar tekst en vele andere. Het is ook essentieel dat alle medewerkers verbonden blijven en sommige bedrijven bieden ook andere functies zoals conferenties en weboproepen voor online vergaderingen, instant messaging, toegang tot planningen en meer. Zorg ervoor dat je vóór aankoop informeert over welke functies en diensten er worden aangeboden.
4. Mogelijkheden voor smartphones
Bij sommige systemen kunnen apps op smartphones worden gedownload. Met deze apps kunnen medewerkers of partners op de hoogte blijven van wat er op kantoor gebeurt. Ze kunnen zelfs bellen of sms-berichten ontvangen zodat ze, indien nodig, snel kunnen reageren. De smartphone-apps werken het beste met een VoIP-systeem.
5. Kosten
Geen enkele besluitvorming over telefoon- of netwerksystemen is compleet zonder het kostenplaatje. Wanneer je met een bedrijf spreekt om de prijs te bespreken, moet je vragen stellen over de installatiekosten, de maandelijkse kosten, apparatuur en eventuele licentiekosten. Over het algemeen kunnen de kosten van een nieuw telefoonsysteem je duizenden dollars kosten en variëren afhankelijk van de grootte van jouw bedrijf, de behoeften, de functies en het soort dienst dat je wilt.
6. Nieuwe telefoonsystemen: welke spreken jou aan?
Het kiezen van een nieuw telefoonsysteem voor jouw bedrijf is belangrijk om het communicatieniveau consistent te houden, terwijl je een succesvol bedrijf leidt. Het is geen beslissing om lichtvaardig op te nemen, aangezien je het waarschijnlijk nog jaren zult gebruiken.
