Elektronisch factureren, een handig fenomeen waar veel mensen mee te maken hebben. Deze manier van factureren is al jaren aan het groeien, zeker met zoveel mensen die iets voor zichzelf beginnen en nieuw zijn in de freelance-wereld. En eerlijk is eerlijk, het is de toekomst. Bedrijven die dus al jaren de administratie met de hand doen, gaan op den duur problemen ervaren als ze niet overgaan op elektronisch factureren. Het is ook niet gek, want het is een simpele manier en het zal je op den duur tijd en ook geld besparen. En: het helpt je om die vervelende ‘UBL-uitdagingen’ op orde te krijgen. We vertellen je er graag meer over!
De voorraad
Naast elektronisch factureren hebben grote bedrijven te maken met bijvoorbeeld veel voorraad. Wat ligt waar, hoeveel is er nog aan voorraad en hoe lang ligt het er al? Dit zijn zaken die erg belangrijk zijn om te weten en bij te houden als je met grote voorraden te maken hebt. Korte snelle leveringen, geen nee hoeven te verkopen en inzichten in de voorraden zijn hierbij drie hele belangrijke pijlers. Maar wat is elektronisch factureren precies en waarom zou je hiervoor kiezen? We leggen het je uit.
Wat, waarom, hoe?
Een elektronische factuur wordt ook wel een e-factuur genoemd. Op een e-factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk deze facturen automatisch te verwerken waardoor handmatige werkzaamheden komen te vervallen. Net als bij voorraadadministratie, werkt het bij elektronisch factureren zo dat alles in een tool wordt opgeslagen en dat je het snel weer terug kunt vinden. Bij beiden is het zo dat je daardoor de zaakjes goed geregeld hebt en op een duidelijke manier hebt geordend in je boekhoudprogramma.
UBL
UBL is dé manier om elektronisch te factureren. UBL is de afkorting van Universal Business Language. Dit is de wereldwijde standaard taal voor e-facturatie. Met UBL is het mogelijk om je factuur meteen per mail naar de administratie van je crediteur te zenden. Maar let op: de UBL-standaard is bijvoorbeeld niet altijd een standaard te noemen, omdat er verschillende versies van zijn. Zelfs als je de mogelijkheid hebt om een UBL-factuur digitaal in te lezen, kan dit soms betekenen dat je correcties alsnog handmatig moet doorvoeren in de boeking. Daarom is het handig om bedrijfssoftware te kiezen die je dit onnodig handelen uit handen neemt.
Wat zijn de voordelen?
Het grootste voordeel van elektronisch factureren is dat je er enorm veel tijd mee bespaart. Daarnaast maak je minder fouten, bespaart het kosten (denk aan printkosten en personeelskosten) en is het veiliger om een e-factuur te maken. Zo’n factuur wordt namelijk gecontroleerd op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer. Je kunt hierdoor spookfacturen en dubbele facturen onderscheppen.
