Het kan een groot project van miljoenen euro’s of een kleine uitbreiding van een woning zijn. Het kan een multinationale klant of een klant uit de buurt zijn, die op zoek is naar jou om hun nieuwe huis op tijd en binnen het budget te bouwen. Ongeacht de omvang van het bouwproject zijn er veelvoorkomende problemen, die bij een bouwproject op de loer kunnen liggen. Hier zijn vijf tips om elk bouwproject op schema te houden.
1. Communiceer
Het lijkt erop dat de enige manier om de oplossing te benadrukken is om het te blijven zeggen en als het om een bouwproject gaat, is duidelijke communicatie echt het allerbelangrijkste. De meeste problemen, die bij bouwprojecten opduiken, zijn een variant op het ‘ik dacht dat je dat wilde’ gesprek. Het kan zijn dat je denkt goed te communiceren en denkt te begrijpen wat de klant wil en vice versa, maar dat is niet altijd het geval. Hetzelfde geldt voor communicatie met andere bedrijven om bijvoorbeeld de juiste schaftwagen te regelen.
Overweeg een tool voor gezamenlijk werkbeheer te gebruiken waarin opmerkingen en feedback, samen met alle documenten en wijzigingen in het bouwtraject, worden gesynchroniseerd. Kies een programma dat in realtime werkt, zodat iedereen direct op de hoogte is als er iets wordt gewijzigd of aan het platform wordt toegevoegd.
2. Doorlopende planning
De rol van de projectmanager is om alles te coördineren en samen te brengen. Zij zijn dus de spil en als projectmanager moet je dus continu plannen. Dit planningsproces begint lang voordat de bouw begint en gaat, met constante herziening, de hele tijd door.
Terwijl elke fase van je bouwproject zich ontvouwt, moet je evalueren en herzien wat er daarna gebeurt en waar en wanneer nodig aanpassingen maken. Maar er is ook een evenwicht, dat moet worden gevonden, want te veel herzieningen zullen het budget en de timing van het bouwproject gaan beïnvloeden.
Je werkt misschien met doorgewinterde professionals, die al tientallen jaren ervaring hebben, maar ze hebben misschien nog steeds focus op en richting voor het project nodig.
Zet belangrijke ontwikkelingsoriëntatiepunten in je planning en als je deze punten bereikt, concentreer je dan gedetailleerd op het volgende gedeelte. Maar kijk altijd vooruit om te zien hoe eventuele wijzigingen en aanpassingen de toekomstige plannen zullen beïnvloeden.
3. Observeer en stel vragen
Of je nu projectmanagement voor je eigen huisproject uitvoert of een professionele projectmanager bent, je zult weinig tijd aan een bureau doorbrengen (of je zou weinig tijd aan je bureau moeten doorbrengen!).
Dit komt omdat je bij de werkzaamheden moet zijn. Je moet getuige zijn en ervaren wat er gebeurt, waar de problemen zich voordoen enzovoort. Deze observatie helpt je te begrijpen waarom jouw bouwproject niet de vooruitgang boekt, die het zou moeten hebben of waarom het geweldige idee op papier voor een bepaald onderdeel niet in realiteit kan worden omgezet.
Zorg dat je met de bouwplaats goed bekend bent en weet wie iedereen is. Begrijp wie de belangrijkste spelers van alle transacties en bedrijven ter plaatse zijn en, nog belangrijker, zorg ervoor dat jij vragen stelt.
4. Budgettaire instrumenten
Naast het lekken van tijd, kan een bouwproject ook geld lekken. Bij de start van het project kan het voelen alsof je een grote pot contant geld ter beschikking hebt en toch is, minder dan halverwege, al meer dan de helft van het project uitgegeven. Net zoals je het tijd- en het werkschema voortdurend zult moeten herzien, moet je ook voortdurend de uitgaven voor het project controleren.
Er zullen momenten zijn waarop je alleen maar grondstoffen en middelen lijkt te kopen en andere keren dat de belangrijkste kosten de lonen voor bekwame vakmensen zijn. Het kan complex zijn en een snel evoluerend onderdeel van je project, maar het is essentieel dat je een continue stroom van up-to-date financiële informatie hebt.
Net als het roosteren en het plannen van je project, is het handmatig bewaken van het budget tijdrovend en niet haalbaar. Een monitoringtool voor de kosten en het budget is essentieel, zodat je de vele onderdelen van het project kunt samenstellen. Er zijn veel programma’s en softwaretoepassingen die het beheren van het budget gemakkelijker maken en ook in realtime essentiële informatie produceren.
5. Geautomatiseerd rapportagesysteem
Van de kleinste tot de grootste bouwprojecten zijn er veel kleine stukjes, die allemaal samen moeten komen. Spreadsheets, het ondertekenen van facturen, statusrapporten en budget updates zijn allemaal belangrijke stukjes informatie.
Maar niet iedereen heeft al deze informatie nodig. Sommige mensen hebben het bijgewerkte weekschema nodig, terwijl anderen ook een budget update nodig hebben, enzovoort, enzovoort. Mensen overspoelen met informatie en rapporten betekent dat ze kunnen worden overspoeld met informatie, die voor hen nutteloos is…
Produceer rapporten met een geautomatiseerd rapportagesysteem waarmee de juiste informatie de juiste mensen en op het juiste moment bereikt. Vergeet niet dat realtime belangrijk is, omdat informatie die ‘oud’ is vaak nutteloos is als het bouwproject de voltooiing nadert.
