De Covid-19 pandemie heeft de manier waarop we in Nederland allemaal leven en werken drastisch veranderd. In maart 2020 werden bedrijven bijna van de ene dag op de andere gedwongen hun kantoren te sluiten en over te schakelen op thuiswerk om het virus in te dammen. Zelfs nu de lockdown beperkingen geleidelijk afnemen, hebben de meeste bedrijven nog steeds te kampen met thuiswerk van hun werknemers.
Hoewel de opgelegde periode van thuiswerken de laatste jaren zeker een uitdaging was, zijn veel bedrijfseigenaars aangenaam verrast door hoe naadloos thuiswerken voor hun organisaties is geweest. Van video vergaderingen, tot ‘Microsoft Teams’ chat rooms, tot ‘Zoom‘ vrijdagavondborrels; virtuele technologieën hebben veel bedrijven in staat gesteld efficiënt en effectief te blijven functioneren. Begrijpelijkerwijs heeft het relatieve succes van thuiswerken velen ertoe gebracht zich af te vragen of de manier waarop we werken voorgoed veranderd is en of fysieke business centers tot het verleden behoren.
Het lijdt geen twijfel dat de ervaringen tijdens de lockdown periode van het coronavirus veel bedrijven meer open hebben doen staan voor wendbare en flexibele werkmethoden. Maar hoewel thuiswerken vanaf nu misschien meer gemeengoed wordt, zou het onverstandig zijn om het traditionele kantoor uitgestorven te verklaren.
Om elke ondernemer te helpen een beslissing te nemen over het al dan niet behouden van een kantoor, hebben we een lijst samengesteld van 5 redenen waarom fysieke kantoorruimte even belangrijk is als altijd.
Gevolgen van thuiswerken voor de veiligheid
Een groot aantal thuiswerkende werknemers kan een aantal veiligheidsrisico’s opleveren, vooral als het gaat om gegevensbescherming. Vaak moeten thuiswerkers een persoonlijke laptop gebruiken (waar meerdere mensen toegang toe kunnen hebben) om hun werk uit te voeren. Hierop zijn niet dezelfde firewalls of beveiligingsprotocollen van kracht als in een kantoor op de bedrijfs router. Als onderdeel van hun taak moeten medewerkers soms ook vertrouwelijke gesprekken voeren. In een kantooromgeving is het veel gemakkelijker te controleren wie deze telefoongesprekken afluistert. Dit is veel moeilijker te controleren als de werknemers thuis zijn.
Wanneer je een kantoor hebt dat elke avond kan worden afgesloten en vaak bewaakt, heb je een gerust gevoel dat de bezittingen van je bedrijf op een veilige plaats zijn. Dit kan niet gegarandeerd worden als laptops bij werknemers thuis liggen.
Een kantoor bevordert professionele ontwikkeling
In een kantooromgeving word je blootgesteld aan een scala van situaties, zowel beroepsmatig als persoonlijk. Deze ervaringen maken integraal deel uit van de professionele en persoonlijke ontwikkeling. Het is waar dat er goede online cursussen bestaan waar werknemers hun kennis kunnen verbreden, maar dit komt niet in de buurt van leren op de werkplek. Zien hoe meer ervaren personeelsleden met verschillende situaties omgaan is een vitaal deel van de eerste jaren van de loopbaan van elke jonge beroepsbeoefenaar. Als er iemand in de kamer aanwezig is aan wie ze om raad kunnen vragen en ideeën kunnen opdoen, zal dat hun ontwikkeling versnellen en uiteindelijk de zaak ten goede komen.
Hetzelfde geldt voor steun zoeken bij problemen waarmee een werknemer te maken kan krijgen. In plaats van een kop koffie te drinken met een HR vertegenwoordiger of een persoonlijk gesprek te hebben met hun lijnmanagers, zullen telewerkers nu via formelere contactkanalen moeten gaan als ze problemen willen bespreken. Dit kan intimiderend zijn en ertoe leiden dat ze niet de steun zoeken die ze nodig hebben. Zoek je overigens een kantoor in Breda? Check dan even een bedrijfsruimte te huur Breda.
Bevordert betere samenwerking
Een fysiek kantoor, waar medewerkers in dezelfde ruimte samenwerken, is een natuurlijke bevorderaar van samenwerking. Ook al hebben teams in een bedrijf toegang tot online technologieën waarmee ze virtueel kunnen communiceren, het is gewoon niet hetzelfde als persoonlijk samenwerken. In een gedeelde ruimte kunnen collega’s elkaars emoties en houding ervaren, wat essentieel is voor het succes van een team. Als er bijvoorbeeld een situatie van hoge druk is waarin het hele team zich intens moet concentreren om hun beste werk te leveren, hoeft een teamlid alleen maar rond te kijken in het kantoor en de sfeer op te snuiven om te begrijpen wat er op dat moment van hem of haar gevraagd wordt. Dit is iets dat ook helpt om verantwoording af te leggen. Werknemers zullen hun verantwoordelijkheden minder snel verwaarlozen als ze omringd zijn door collega’s waar hun prestaties nauwlettend in de gaten gehouden kunnen worden.
Communicatie is ook eenvoudiger en efficiënter in persoon. Als mensen in dezelfde ruimte werken is het veel gemakkelijker om relaties op te bouwen en ideeën van elkaar af te kaatsen. Dit is een essentieel onderdeel van de vooruitgang van elk bedrijf. De nabijheid maakt het moeilijker voor een boodschap om in de vertaling verloren te gaan. Hoewel videogesprekken zeker een goed alternatief zijn, kunnen trage verbindingen en technische problemen vaak leiden tot verwarring en tijdverlies.
Bedrijfscultuur
Wat een werknemer dagelijks op kantoor ervaart, kan een grote invloed hebben op de reputatie van een organisatie en het behoud van personeel. Of het nu gaat om gratis yoga in de ochtend, pizza bij de lunch op vrijdag, of sociaal afstandelijke teambuildingsdagen, de cultuur die een bedrijf zijn personeel biedt heeft een enorme invloed op de soorten werknemers die het aantrekt. Zonder een fysieke ruimte waar je personeel goed met elkaar kan omgaan, is het veel moeilijker om zulke praktijken in te voeren die een cultuur creëren waarvan je vindt dat ze de onderneming ondersteunt en het welzijn van het personeel garandeert.
Een ander voordeel van een fysiek kantoor, dat samenhangt met de bedrijfscultuur, is dat het ervoor zorgt dat iedereen gelijke werkomstandigheden heeft. Met uitzondering van hogere personeelsleden die een eigen ruimte kunnen hebben, heeft in een kantooromgeving bijna iedereen hetzelfde bureau, dezelfde computer en een vergelijkbaar uitzicht. Wanneer mensen thuis werken is dat niet het geval. Wisselende omstandigheden thuis kunnen voor sommige werknemers tot uitdagende of verstorende werkomstandigheden leiden. Dit kan niet alleen gevolgen hebben voor de productiviteit, een gebrek aan gelijkheid in de werkomgeving kan ook leiden tot een gevoel van starheid in de rollen en teamleden het gevoel geven dat ze hun meerderen niet kunnen benaderen.
De perceptie van je bedrijf
Een kantoor is de fysieke belichaming van je bedrijf. Via een kantoor kan een bedrijf zijn identiteit, zijn ethos en zijn waarden overbrengen. Het is een centraal knooppunt; het is de plaats waar belanghebbenden, klanten, potentiële nieuwe medewerkers en zelfs leden van de pers je merk fysiek kunnen ervaren. Wat ze voelen als ze je kantoor binnenstappen, bepaalt mede hoe je organisatie wordt waargenomen en kan uiteindelijk invloed hebben op hoe succesvol ze is. Het kan zelfs een rol spelen bij het winnen van klanten en het behouden van talent.
Hopelijk hebben deze tips geholpen een licht te laten schijnen op waarom het hebben van een fysieke kantoorruimte even belangrijk is als altijd. Met zoveel onzekerheid kan het een uitdaging zijn om de kosten van een kantoorruimte af te wegen tegen de waarde die ze oplevert. We vertrouwen erop dat deze tips je zullen helpen een weloverwogen keuze te maken bij de beslissing of je bedrijf zijn kantoor moet houden.
